Systemy wspomagające zarządzanie zadaniami

Bardzo pomocne w codziennej pracy i natłoku drobnych, ale istotnych zadań, jest zastosowanie systemu kontroli prac, dzięki któremu Wy lub Wasi pracownicy będziecie mogli wpisywać wszelkie (nawet drobne) zlecenia. Tego rodzaju systemy można stosować wewnątrz firmy, ale także we współpracy z partnerami. Oczywiście należy zapewnić odpowiednią kontrolę i śledzenie przebiegu prac. Często realizuje się to w taki sposób, że każde zlecenie ma swój status, np.:

  • „niezatwierdzone” — wprowadzone przez Waszego pracownika, ale niezatwierdzone przez jego przełożonego;
  • „do wyceny” — realizacja potwierdzona przez przełożonego i zobowiązująca wykonawcę do wyceny;
  • „oczekujące na zatwierdzenie” — wycenione (kosztowo lub w liczbie godzin roboczych);
  • „do realizacji” — koszty zatwierdzone przez Was, wydana zgoda na realizację;
  • „oczekujące na realizację” — przyjęte do realizacji przez wykonawcę;
  • „do wyjaśnienia” — brakujące materiały, dodatkowe pytania lub wątpliwości;
  • „zrealizowane” — wykonawca uważa zlecenie na wykonane i przekazuje je do sprawdzenia;
  • „do poprawy” — nie akceptujecie wykonania;
  • „zakończone” — zlecenie wykonane i zatwierdzone przez Was, przechodzi do rozliczenia.

Dodatkowo, zmianę statusu zadania lub kolejności  wykonywania może być połączone z automatycznym powiadamianiem zaangażowanych w realizację osób.

W systemie można też zawrzeć możliwość określania kolejności wykonywania zadań ze względu na ich wagę; osoba zarządzająca określa, które zlecenia są ważne, a które nie. Jest to bardzo łatwe. Zlecenia mogą mieć dodatkowe statusy, np.: „standardowe”, „pilne”, „terminowe”. Wtedy zarówno przełożeni, jak i osoby, którym zlecane są zadania będziecie mieli dokładne informacje o kolejności, terminie oraz wadze poszczególnych zleceń.


Wspomaganie zarządzaniem zadaniami


Dzięki temu można mieć nieustanny podgląd zadań, które są zlecane przez Waszych pracowników, na stan ich realizacji, efektywność wykonawcy oraz np. stan rozrachunków. Bardzo korzystne jest, jeśli każde zlecenie można podpatrzyć wraz ze wszystkimi dotyczącymi go informacjami i materiałami potrzebnymi do jego realizacji. Jeśli wymiana informacji odbywa się w sposób uporządkowany i „zamknięty” w systemie kontroli zadań, znacząco zmniejsza się także liczba nieporozumień pomiędzy Wami, Waszymi pracownikami i Waszym partnerem. Każdą wątpliwość można rozwiązać, zapoznając się z informacjami zawartymi w tym systemie.

Nasi

KLIENCI

Pracujemy dla klientów w Polsce i za zagranicą.
Z większością z naszych klientów tworzymy trwałe, wieloletnie relacje.